Wie entstehen eigentlich unnötige Fehler, Zeitdruck oder Frust im Praxisalltag?
Oft liegt es nicht an mangelndem Einsatz, sondern an Prozessen, die unklar sind oder nicht (mehr) passen. Dabei lässt sich vieles mit kleinen Veränderungen verbessern – besonders in den Bereichen Abrechnung und Präanalytik. Dieser Beitrag zeigt dir, worauf es ankommt und warum sich Prozessoptimierung für dich ganz konkret lohnt.
Wir zeigen dir:
Was ist überhaupt ein Prozess in der Arztpraxis?
Ein Prozess in der Arztpraxis ist die Abfolge von regelmäßigen Tätigkeiten. Dazu gehören
das Vorbereiten einer Blutentnahme, die Vergabe eines Akuttermins am Empfang genauso
wie die Aufbereitung eines Sprechzimmers zwischen zwei Patient:innen.
Prozesse regeln also, wer was, wann, wie, womit und warum macht. Wenn das klar ist, sind
die Abläufe reibungsloser für das gesamte Praxisteam und auch für eure Patient:innen.
Warum sind klare Prozesse so wichtig?
- Weil sie dem gesamten Team Sicherheit geben.
- Weil sie Fehler und Missverständnisse vermeiden.
- Weil sie im Zweifel Zeit und Nerven sparen.
Je mehr wiederkehrende Aufgaben nach dem gleichen Prinzip ablaufen, desto besser
funktioniert das Zusammenspiel im Team – und desto einfacher lassen sich Kolleg:innen
einarbeiten oder vertreten.
Zwei Bereiche, in denen Fehler besonders auffallen
Wenn die Prozesse nicht stimmen, sind Fehler schnell passiert. Manche Fehler lassen sich schnell korrigieren, andere kosten Zeit, Geld oder belasten das Verhältnis zu Patient:innen. Besonders häufig zeigt sich das in zwei Bereichen: Abrechnung und Präanalytik. Hier wirken sich Unklarheiten im Ablauf oft direkt spürbar aus – für dich, das Team oder das Labor.
1. Abrechnung: Wenn Routine zur Fehlerquelle wird
Du bist mitten im Praxisalltag, das Wartezimmer ist voll, das Telefon klingelt und dann passiert’s:
- Eine Ziffer wird übersehen, weil sie nicht am gewohnten Platz im System steht.
- Eine IGeL-Leistung wird zwar erbracht, aber nicht korrekt dokumentiert.
- Ein Behandlungsfall wird doppelt abgerechnet, weil die Rücksprache mit dem Arzt nicht stattgefunden hat.
Kommt dir das bekannt vor? Alles typische Fehler, die passieren können, wenn die Informationen zur Abrechnung nicht zentral verfügbar sind oder je nach Kolleg:in unterschiedlich gehandhabt werden.
Was jetzt helfen kann:
- Eine einfache Checkliste für häufige Leistungen.
- Eine Übersicht mit Sonderfällen (z. B. Kombi-Leistungen oder IGeL).
- Eine kurze Rückfrage-Routine mit der Ärztin oder dem Arzt nach der Behandlung hilft, Unklarheiten zu vermeiden – „Was wird abgerechnet, was nicht?“
2. Präanalytik: Fehler, die erst später auffallen
Gerade in der Hektik des Vormittags passieren hier schnell kleine, aber folgenreiche Fehler:
- Für den HbA1c wird versehentlich ein Serum-Röhrchen statt EDTA verwendet.
- Die Probenbeschriftung ist nicht eindeutig – und niemand weiß später, wessen Probe es war.
- Die Versandbox wird abgeholt, aber die Überweisungsscheine fehlen oder sind nicht vollständig ausgefüllt.
Diese Unachtsamkeiten führen nicht nur zu Rückfragen im Labor, sondern manchmal auch zur Notwendigkeit der Wiederholung der Probeentnahme.
Was jetzt helfen kann:
- Klare Prozesse im Team (z.B. wer beschriftet wann was und wie?)
- Feste Übergaberoutinen
Wie erkennst Du, ob ein Ablauf optimiert werden sollte?
Frage dich bei typischen Routinen:
- Gibt es regelmäßig Rückfragen, Fehler oder doppelte Arbeit?
- Wird ein Ablauf immer wieder unterschiedlich gemacht – je nach Kolleg:in?
- Wäre es für eine neue Kolleg:in leicht nachvollziehbar, wie dieser Ablauf funktioniert?
Wenn du eine dieser Fragen mit JA beantworten kannst, lohnt sich ein Blick auf den Prozess. Oft reichen kleine Änderungen, um spürbare Erleichterung zu schaffen.
Was du jetzt direkt tun kannst:
- Überlege dir, welcher Ablauf dich regelmäßig Zeit oder Nerven kostet.
- Nimm ihn dir vor, am besten gemeinsam mit einer Kollegin oder einem Kollegen, und überlegt, wie er besser laufen könnte.
- Fragt euch: Was genau müsste geregelt sein, damit es reibungslos klappt?
Fazit: Struktur bringt Ruhe – und du kannst dabei eine zentrale Rolle spielen
Mit optimierten Prozessen in der Praxis läuft vieles einfacher. Du musst nicht mehr ständig nachfragen, interpretieren oder improvisieren. Du arbeitest sicherer, effizienter – und mit mehr Freude. Und wenn es doch mal stressig wird, helfen dir unsere Tipps und Tricks gegen Stress im MFA-Alltag und für bessere Kommunikation.
Für mehr Klarheit, weniger Fehler und entspanntere Abläufe.
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